Pentru companiile care gestionează produse pentru protecția plantelor, stocul total nu mai este suficient pentru a evalua disponibilitatea reală. Lotul, termenul de valabilitate, locația și starea operațională influențează fiecare decizie de livrare sau utilizare. Același produs poate fi distribuit între mai multe depozite, împărțit în loturi cu termene diferite sau rezervat pentru tratamente planificate. O cantitate înregistrată în gestiune nu este neapărat și disponibilă pentru livrare, transfer sau consum.

Pentru importatori și distribuitori, traseul produsului continuă prin recepție, depozitare, pregătirea comenzilor și livrare. În cazul fermelor, cooperativelor și prestatorilor, urmărirea trebuie extinsă până la utilizarea efectivă, înregistrarea tratamentelor și gestionarea ambalajelor rezultate.

Atunci când aceste informații sunt păstrate în sisteme, fișiere și registre separate, istoricul unui lot poate fi reconstruit doar prin verificarea și corelarea mai multor surse. Procesul consumă timp și crește riscul ca diferențele sau neconformitățile să fie identificate târziu.

Stocul total nu indică întotdeauna disponibilitatea reală

Două cantități din același produs pot avea situații operaționale complet diferite. Un lot poate fi disponibil pentru livrare, altul poate fi rezervat pentru un tratament planificat, iar un al treilea poate fi blocat sau apropiat de expirare. Din acest motiv, stocurile trebuie urmărite în funcție de lot, locație, termen de valabilitate și stare operațională. Cantitatea înregistrată trebuie să reflecte ceea ce poate fi efectiv livrat, transferat sau utilizat.

Separarea fizică a produselor neconforme nu este suficientă dacă acestea rămân disponibile în sistem. Starea lotului trebuie actualizată în toate procesele relevante, astfel încât produsul să nu poată fi inclus într-o comandă, transferat către altă locație sau utilizat într-un tratament.

Urmărirea termenelor are și un impact financiar.  Loturile apropiate de expirare, identificate prea tarziu, pot genera capital blocat, suprastocuri și pierderi. Alertele privind expirările și prioritizarea loturilor eligibile susțin utilizarea eficientă a stocului și o planificare mai realistă a achizițiilor.

Fluxul comercial și utilizarea agricolă pornesc de la aceleași date

Traseul produsului diferă în funcție de activitatea companiei, însă informațiile de bază rămân aceleași: produs, lot, cantitate, termen de valabilitate, locație și documente asociate. În fluxul comercial, compania trebuie să poată identifica rapid ce cantitate a fost livrată, din ce lot, către ce client și în baza căror documente. În utilizarea agricolă, cantitatea consumată trebuie corelată cu tratamentul efectuat. Informațiile pot fi asociate culturii, parcelei, datei aplicării sau persoanei responsabile.

Simpla înregistrare a consumului nu arată, însă, cum și unde a fost utilizat produsul. Dacă gestiunea și evidența tratamentelor funcționează separat, eventualele diferențe pot fi identificate doar prin verificări succesive. Într-un flux conectat, utilizarea produsului actualizează atât stocul, cât și istoricul lotului. Astfel, compania poate identifica mai rapid produsul folosit, cantitatea consumată și zona exploatației în care a fost aplicat.

Sistemele conectate elimină fragmentarea informațiilor

Trasabilitatea digitală presupune ca informațiile generate în achiziție, recepție, depozitare, livrare și consum să circule într-un flux comun. Datele despre produs, furnizor, lot, cantitate și documente sunt centralizate în sistemul ERP și transmise către celelalte aplicații implicate în flux. Odată ajuns în depozit, produsul este urmărit prin WMS la nivel de locație, mișcare, disponibilitate și stare operațională, astfel încât fiecare modificare să fie reflectată în istoricul lotului.

Pe baza acestor informații, instrumentele BI pot semnala loturile apropiate de expirare, diferențele de stoc   şi situaţiile care necesită verificare. Managementul obține astfel o imagine actualizată asupra fluxului, fără verificări repetate în surse separate. Un ecosistem integrat, precum cel oferit de Senior Software, permite ca datele înregistrate la recepție să fie utilizate ulterior în depozitare, pregătirea comenzilor, livrare, tratamente și raportare. Valoarea apare din continuitatea informației între procese, nu din utilizarea izolată a fiecărei aplicații.

O imagine unitară asupra loturilor susţine intervenţii mai rapide

Digitalizarea trasabilității reduce timpul alocat verificărilor și oferă o imagine unitară asupra produselor gestionate. Managementul poate identifica loturile apropiate de expirare, produsele blocate, diferențele dintre locații și evoluția consumurilor. Echipele operaționale pot verifica mai rapid disponibilitatea reală, poziția produsului și documentele asociate.

Prin conectarea datelor despre loturi, stocuri, livrări și tratamente, trasabilitatea devine parte din infrastructura operațională a companiei. Informațiile actualizate susțin planificarea, limitează erorile, reduc timpul necesar verificărilor și permit o reacție mai rapidă atunci când apar diferențe,  sau neconformități.

Senior Software este integrator si dezvoltator de solutii software pentru managementul afacerilor, prezent pe piata din Romania din 2003. Printr-un ecosistem integrat de solutii si divizii de business specializate, compania sustine gestionarea proceselor comerciale, operationale, logistice si financiare din organizatii care activeaza in industrii diverse. Cu peste 500 de implementari realizate, Senior Software livreaza proiecte integrate care conecteaza procesele si datele din companie, de la planificare si executie pana la analiza si decizie. Astfel, organizatiile obtin o imagine unitara asupra activitatii, un control mai bun al proceselor si instrumentele necesare pentru cresterea performantei la nivelul intregului business.